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La matrice d’Eisenhower : comment prioriser ses tâches administratives

Ne vous est-il pas arrivé de vous sentir submergé par le nombre de tâches à faire dans la gestion votre entreprise ? Avez-vous l’impression de toujours laisser tomber certaines tâches au profit d’autre que vous préférez et de vous retrouver au pied du mur de la date butoir ? Si oui, la solution réside peut-être dans la matrice d’Eisenhower, une méthode de priorisation des tâches.

La matrice d’Eisenhower

Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis, aurait un jour dit : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ». C’est à partir de cette citation qu’a été développée la matrice d’Eisenhower qui sert à prioriser les tâches. Elle se présente de la manière suivante :

Le rectangle « urgent et important » contient les tâches à faire soi-même immédiatement,
le rectangle « non urgent et important » contient les tâches à planifier et à faire soi-même,
Le rectangle « urgent et non important » contient les tâches qui peuvent être déléguées, sachant que nous n’avons pas forcément de prise sur le temps de réalisation de la tâche,
le rectangle « non important et non urgent » contient toutes les tâches inutiles que l’on peut alors éliminer.

Avec cette matrice, il devient alors facile de classer les tâches selon leur importance et leur degré d’urgence. Cet outil permet de ne pas se trouver submergé par une liste de tâches trop longue qu’au final, on ne finira pas.

Comment je m’en sers ?

Rien de bien sorcier là-dedans. Comme vous le savez, je suis une adepte des agendas, entre autres outils de productivité. Comme je n’ai rien trouvé qui me convient « dans le commerce », j’ai créé moi-même mes pages d’agenda et je les ai insérées dans un Filofax (heu, oui, je suis aussi une fan d’agendas à anneaux, nobody’s perfect, isn’t it ?). Chaque semaine, j’ai une liste de tâches que je dois accomplir et la matrice me permet de les classer par ordre d’importance. En fait, cela s’applique surtout aux tâches administratives que je n’aime pas faire. Parce quand il s’agit de traduire un texte intéressant, je n’ai pas trop de difficultés à me concentrer pour le faire dans le temps imparti. Mais ce n’est pas la même chose pour l’administration.

Voici quelques exemples : on arrive en fin de mois et je dois facturer certains de mes clients (et là, on atteint le sommet de ce que je déteste). Quand je dresse ma liste de tâches de la semaine, je place cette facturation dans la case important et urgent et je la programme un jour de la semaine (souvent le vendredi) comme tâche prioritaire. Pour la déclaration d’impôts, le fisc ayant généralement la bonté de nous prévenir largement en avance, je peux programmer cette tâche plus loin dans le mois, dès que je reçois l’avis de déclaration. Cela appartient donc à la catégorie « important non-urgent » de la semaine. J’ai rarement des tâches administratives urgentes non importantes, donc cette catégorie ne se remplit pas facilement. Quant aux tâches non urgentes, non importantes, elles sont faciles à éliminer… et je le fais avec plaisir !

La matrice d’Eisenhower est donc un outil facile à mettre en place dans l’organisation quotidienne d’un traducteur. Cet outil permet d’organiser ses tâches administratives facilement sans rien oublier. Et vous, quels outils utilisez-vous pour organiser vos tâches administratives ?

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