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Organiser ses papiers personnels et professionnels : le rangement, principes de base

tri de papiers

Parlons aujourd’hui d’un sujet qui fâche souvent les travailleurs non-salariés et qui est parfois négligé : le rangement des papiers administratifs. Oui, dans notre beau pays, l’administration exige souvent beaucoup de justificatifs. Mais ne nous leurrons pas, nous ne sommes pas les seuls au monde à utiliser nos documents pour caler nos armoires.

Pour beaucoup d’entre nous, administration rime avec casse-tête. Pour certains, cela tourne même à la phobie, ce qui est fort dommage quand on est au sommet de l’État et que l’on s’attend à ce que l’État en question donne l’exemple…

Mais il n’y a pas besoin d’être ministre pour se sentir dépassé par le flot incessant de papiers administratifs. Le travailleur non-salarié (TNS) ou chef d’une très petite entreprise peut avoir l’impression de subir la double peine : non seulement il doit gérer ses papiers administratifs personnels, mais aussi professionnels. Car oui, le TNS est un homme (ou une femme) orchestre qui doit gérer son cœur de métier, mais aussi les activités nécessaires à la gestion administrative de ladite activité.

Je vois d’ici des clameurs s’élever au fond de la salle : « je n’aime pas m’occuper de mes papiers, ce n’est pas mon métier », ou bien « chez moi, les papiers s’empilent et je ne sais pas quoi en faire », ou bien encore « Mon comptable va encore râler, car j’ai perdu certaines factures. »

Rassurez-vous, ce rangement (ou du moins son absence) est loin d’être une fatalité. Un peu de méthode permettra d’y voir plus clair.

Tout d’abord, il convient de distinguer papiers professionnels et personnels, car leur durée de conservation ne sera pas la même. Les papiers professionnels auront le plus souvent une durée de conservation plus longue. Cela dit, une fois sortis de de votre boite aux lettres et arrivés sur votre bureau, ils doivent subir le même sort : être traités, c’est-à-dire payé s’il s’agir d’une facture, classés si à garder, à ranger dans la boite à traiter si son traitement nécessite plus de 2 minutes. Attention, la boite/trieur/bannette « à traiter » (ou tout type de rangement qui vous convienne) ne doit pas devenir le dépôt improbable de tout et n’importe quoi. Cette boite/trieur/bannette doit faire l’objet d’une purge régulière (si possible hebdomadaire). En ce qui me concerne, cette purge est plutôt faite le vendredi quand je n’ai pas de projet à rendre le soir même, ou le lundi. De toute façon, ce traitement administratif est fait une fois par semaine et intégré à mon agenda en tant que tâche à accomplir.

Pour organiser vos papiers personnels, je vous conseille la lecture de l’excellent blog de Laurence Einfalt et plus particulièrement cet article http://sorganiser-facile.com/2011/02/14/classer-ses-papiers-en-6-principes-et-5-questions/) qui explique les principes de base. Pour ce qui concerne les papiers professionnels, il est possible d’utiliser les mêmes règles de base en adaptant les catégories au cas de son activité.

Cette gestion hebdomadaire doit rester simple, sous peine d’être négligée, comme il est précisé dans cet article (http://sorganiser-facile.com/2013/01/14/pourquoi-ils-y-arrivent-et-pas-moi-parce-que-la-regle-des-5-niveaux/).

L’essentiel est de trouver une manière de ranger qui vous convient, que ce soient des dossiers suspendus ou des pochettes. En simplifiant les manipulations et le classement, il sera facile de s’y retrouver et de ne plus être submergé par la paperasse.

Alors, haut les cœurs, on respire, on met une musique entraînante et on y va.

Et vous, où en êtes-vous de votre tri de papiers ?

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