En matière d’organisation, il est des outils indispensables sans lesquels il est difficile de rester organisé : il s’agit des agendas et des listes de tâches ou « to-do-lists ». Quand on est travailleur indépendant, les deux sont utiles pour gérer les projets et rendez-vous au quotidien. Pour moi, chacun présente des avantages que je détaillerai dans ce qui suit.
Comment j’utilise mon agenda.
Mon agenda est la pièce maîtresse de mon organisation. Il me sert à visualiser mes journées et à me donner du courage quand je sens la procrastination me guetter. Je l’utilise de la manière suivante :
- Noter mes rendez-vous,
- Noter mes actions à faire dans la semaine,
- Noter ce que je dois faire dans la journée.
Je note les différentes tâches et rendez-vous avec un code de couleur de façon à n’avoir qu’un seul agenda pour l’ensemble de ma vie professionnelle et personnelle. Pour cela j’utilise 4 couleurs :
- Rose pour toutes les tâches et rendez-vous professionnels,
- Bleu pour la date butoir de publication des articles de ce blog,
- Turquoise pour tout ce qui concerne mes activités sportives (danse, fitness, zumba),
- Violet pour ce qui est personnel.
Cela me permet de visualiser directement ce que je dois faire dans ma journée. J’écris au stylo effaçable à friction, de façon à pouvoir reporter au lendemain les tâches urgentes que je n’ai pas pu accomplir le jour même. Dans l’absolu, si mes journées étaient planifiées correctement, je n’aurais plus besoin d’apporter des modifications, mais comme je suis en train d’affiner ma méthode, il m’arrive encore d’avoir des soucis d’organisation, surtout quand un bon client me donne un projet avec une date butoir très courte.
Ma « To-do-list » ou liste de tâches
L’une des principales fonctions des listes de tâches est de se libérer l’esprit et de visualiser ce que l’on doit faire. Pour ma part, ma liste de tâche est unique, c’est-à-dire que j’y note aussi bien ce qui est professionnel que personnel. Elle me sert de base pour reporter dans mon agenda ce que je dois faire. Dès qu’une tâche est accomplie, je la surligne au fluo de façon à voir ce que j’ai accompli. J’écris une liste tâche par semaine et je reporte d’une semaine à l’autre ce que je n’ai pas pu réaliser.
Papier ou électronique ?
Bien que j’aie une application de rendez-vous et de tâches dans mon logiciel de messagerie électronique, je me sers d’un agenda papier, car je trouve qu’il est plus facile de visualiser son emploi du temps sur le papier que dans ce logiciel. De plus, comme je ne dispose que de 2 écrans pour travailler et que ceux-ci sont souvent occupés par mon travail, je trouve qu’il est plus facile d’avoir un agenda et une liste de tâches sur papier, à côté de mon ordinateur. Toutefois, je note mes rendez-vous dans mon logiciel avec un à deux rappels avant l’heure afin d’avoir le temps de terminer ce que je suis en train de faire et de me rendre éventuellement sur le lieu de mon rendez-vous. C’est valable aussi pour les webinaires de formation que je peux suivre.
Ce système me permet de rester organisée, mais je sais qu’il est perfectible. Je suis en train actuellement de tester d’autres méthodes dont je vous parlerai dans un autre article. Et vous, quelles sont les méthodes que vous utilisez pour rester organisé-e ?
Agenda et “to-do-list”
Comment j’utilise mon agenda.
Mon agenda est la pièce maîtresse de mon organisation. Il me sert à visualiser mes journées et à me donner du courage quand je sens la procrastination me guetter. Je l’utilise de la manière suivante :
Je note les différentes tâches et rendez-vous avec un code de couleur de façon à n’avoir qu’un seul agenda pour l’ensemble de ma vie professionnelle et personnelle. Pour cela j’utilise 4 couleurs :
Cela me permet de visualiser directement ce que je dois faire dans ma journée. J’écris au stylo effaçable à friction, de façon à pouvoir reporter au lendemain les tâches urgentes que je n’ai pas pu accomplir le jour même. Dans l’absolu, si mes journées étaient planifiées correctement, je n’aurais plus besoin d’apporter des modifications, mais comme je suis en train d’affiner ma méthode, il m’arrive encore d’avoir des soucis d’organisation, surtout quand un bon client me donne un projet avec une date butoir très courte.
Ma « To-do-list » ou liste de tâches
L’une des principales fonctions des listes de tâches est de se libérer l’esprit et de visualiser ce que l’on doit faire. Pour ma part, ma liste de tâche est unique, c’est-à-dire que j’y note aussi bien ce qui est professionnel que personnel. Elle me sert de base pour reporter dans mon agenda ce que je dois faire. Dès qu’une tâche est accomplie, je la surligne au fluo de façon à voir ce que j’ai accompli. J’écris une liste tâche par semaine et je reporte d’une semaine à l’autre ce que je n’ai pas pu réaliser.
Papier ou électronique ?
Bien que j’aie une application de rendez-vous et de tâches dans mon logiciel de messagerie électronique, je me sers d’un agenda papier, car je trouve qu’il est plus facile de visualiser son emploi du temps sur le papier que dans ce logiciel. De plus, comme je ne dispose que de 2 écrans pour travailler et que ceux-ci sont souvent occupés par mon travail, je trouve qu’il est plus facile d’avoir un agenda et une liste de tâches sur papier, à côté de mon ordinateur. Toutefois, je note mes rendez-vous dans mon logiciel avec un à deux rappels avant l’heure afin d’avoir le temps de terminer ce que je suis en train de faire et de me rendre éventuellement sur le lieu de mon rendez-vous. C’est valable aussi pour les webinaires de formation que je peux suivre.
Ce système me permet de rester organisée, mais je sais qu’il est perfectible. Je suis en train actuellement de tester d’autres méthodes dont je vous parlerai dans un autre article. Et vous, quelles sont les méthodes que vous utilisez pour rester organisé-e ?