Dans une précédente capsule, nous avons vu comment prioriser ses tâches grâce à la matrice d’Eisenhower. Nous allons voir maintenant comment s’organiser pour travailler efficacement et gagner en productivité.
Dans le précédent article, nous avons vu qu’il était indispensable de prioriser ses tâches afin de ne pas laisser passer une date butoir importante. Cela dit, il ne faut pas se retrouver avec trop d’urgence en même temps sinon, il ne sera plus possible de faire face auxdites urgences. La solution consiste à réserver des plages horaires (« time blocking » dans la langue de Shakespeare) pour les tâches importantes et d’en faire quelques-unes tous les jours de façon à ne pas être débordé.e. L’idéal est de préparer son emploi du temps à l’avance et de réserver, quoi qu’il arrive, un peu de temps pour réaliser quelques tâches importantes.
La première étape consiste donc à passer son emploi du temps en revue et à estimer le temps que prendront les différentes actions. Cela donnera un cadre à votre emploi hebdomadaire. Quand on débute en traduction, l’estimer le temps de réalisation une traduction peut être difficile. Si vous pensez que votre traduction vous prendra 3 heures, comptez le double, surtout au début, car nous avons toujours tendance à sous-estimer le temps passé. Ces tâches rémunérées seront intégrées plus tard dans l’emploi du temps.
Nous allons maintenant passer à la construction de l’emploi du temps. Nous allons commencer par placer quelques tâches non rémunérées, mais néanmoins importantes et urgentes à faire tous les jours. Cela peut être le matin, ou après le déjeuner, ou le soir, en fonction de ce qui vous convient le mieux. Néanmoins, les tâches non rémunérées sont souvent laissées pour compte, car elles sont considérées comme moins intéressantes. Mon conseil serait plutôt de les placer en premier dans l’emploi du temps, de les cocher dès qu’elles sont finies et de continuer avec les tâches rémunérées. Nous allons ensuite placer les tâches rémunérées dans cet emploi du temps, en fonction de leur durée estimée, de façon à ce qu’elles s’intègrent dans le flux de travail. Il est bien sur primordial de tenir compte de la priorité des tâches avant toute chose. Si vous devez rendre votre déclaration d’impôt le même jour qu’une importante traduction, et que ces taches n’ont pas été prévues à l’avance, cela risque d’engendrer une bonne dose de stress. L’organisation à partir de plages horaires permet justement d’éviter cela et de ne rien oublier.
Le passage en revue de l’emploi du temps peut se faire de manière hebdomadaire, mais il arrive parfois qu’un client demande un travail urgent. Dans ce cas, il est bien d’avoir également prévu une plage horaire à l’avance afin de pouvoir répondre à ces demandes. Sinon, il sera toujours possible de travailler sur des tâches non rémunérées supplémentaires ou de prendre de l’avance sur une tâche rémunérée… ou même d’aller prendre un café et de vaquer à d’autres occupations. En résumé, il est judicieux de prévoir son emploi du temps à l’avance, par exemple, le dimanche soir, afin d’éviter le stress d’une tâche oubliée ou de devoir travailler jusqu’à point d’heure. Une bonne gestion de son emploi du temps et des priorités évite un stress inutile et permet de travailler de manière productive. Le traducteur ou le travailleur indépendant à tout à y gagner